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A（略）采購管理審計案例
一
背景介紹
A（略）主要生產含乳飲料、飲用水、碳酸飲料、果汁飲料、休閑食品五大類產品。（略）和多家下屬工廠。A（略）通
過原料采購、生產制造、市場營銷分銷和銷售服務的全過程監控和質量管理體系，以嚴格的測試標準，全面的負責人制度，確保產品質量達到同行業中的較高標準。隨著經營規模的迅速增長，企業風險管理日益重要，A（略）已初步建成較為規范的全面風險管理體系和內部控制體系，建立了覆蓋總部和所屬二級企業的全面風險管理組織體系和內部控制體系，制定了《全面風險管理辦法》《內部控制管理辦法》《內部審計實施流程》等全面風險管理制度。通過對某下屬工廠近一年的采購項目展開一系列內部審計流程，將風險導向內部審計全面貫穿到采購項目的全過程。
二
審計計劃
根據飲料企業存在的內外部風險因素分析，在了解下屬企業的經營環境、經營目標、業務流程及經營風險的前提下，內部審計人員對該下屬企業開展采購項目的專項審計，了解該企業的采購信息資料后，確定采購審計的目標和重點審計內容，發現下屬企業采購審計的風險點，根據評估結果對下屬企業風險從高到低進行排序，如果沒有特殊的原因(如舞弊事項等)，審計順序應該按照風險大小來排列，風險大的先審，風險小的后審或不審。最后對采購審計的重要風險點進行詳細分析。
1.編制采購項目審計計劃
(1)釆購審計的目標
首先，通過梳理北京工廠采購業務環節關鍵控制點，發現采購管理中薄弱環節以及需改善的業務活動，以內部控制為主線，以風險管理為導向，推動管理改善，降低風險；其次，通過對被審計單位：（略）
(2)釆購審計的重點
內部審計人員對飲料企業采購工作的基本情況，包括主要業務流程、采購管理的模式、相關的管理和變動情況進行審查。
內部審計人員對飲料企業采購內部控制制度的建立健全和執行情況的有效性進行審查。
內部審計人員重點審查采購招標定價過程；項目是否經過立項批準；投標單位：（略）
內部審計人員對飲料企業采購合同的合法性、完整性和有效性進行審查和評價。所面臨的風險包括盲目簽訂采購合同風險、合同無效風險、合同條款不利風險、合同違約風險及合同檔案管理混亂風險。
內部審計人員對供應商選擇的合理性和選擇程序的合理性進行審查。
內部審計人員對下屬企業物資管理進行審查，對員工運用化學藥品的合理性和合法性進行審查；對庫房的數量和種類進行詳細核查。
(3)采購審計的方法
通過審核物資采購的內部控制制度、釆購計劃、采購合同、采購招標、供應商選擇、采購數量、采購價格、采購質量、材料的存儲等更多的審核點事項，用經驗估計法和統計抽樣方法來確定所需的符合性測試樣品的抽取樣本量，使用的操作流程和功能測試兩種方式：（略）
(4)采購審計的分工情況
按照飲料企業的審計手冊中審計組成員分工執行的要求，底稿由審計組長一級復核，審計組其他成員分別審核釆購價格、采購合同、釆購招標、供應商等相關內容，收集審計證據，并將其詳細記錄在工作底稿中，最后由審計組長進行復核、整理、提煉，最后完成審計。采購審計的分工情況
2.建立風險評估模型，確定采購審計風險點
因為物資采購審計具有特殊性，它的固有風險和控制風險是很高的。內部審計人員可以在物資采購審計過程中抓住風險點，以減少審計實踐中存在的審計風險。接到審計任務后的審計人員，應首先了解物資采購和項目管理的基本情況，形成一個整體概念。并在此基礎上，（（略）CIA內審師小站）根據物資采購風險數據庫和相關管理制度，并結合專業經驗來判斷內部審計，確定了6個關鍵物資采購管理流程，并遵循以下流程梳理出一共11個風險點，這些風險點作為此次審計項目備選的審計評估點。
根據A（略）采購管理的相關流程，通過實地考察以及對釆購部門工作人員的詢問，調查以往審計發現的問題，查閱相關資料等方式：（略）
審計人員根據審計經驗和現場情況對A（略）的釆購行為進行風險因素的分析，采用以下公式：
風險重要性=風險發生可能性×風險影響程度
從評估中發現值得關注的風險因素，確定審計重點。A（略）采購風險因素重要性分析
3.A（略）采購審計風險因素分析
（略）采購的模式不同決定物資采購中存在的風險不同。根據上述建立的風險評估模型，從全部11個風險點中篩選出7個值得關注的風險點作為本次采購審計的重點。
(1)采購招投標管理風險
在市場競爭機制下，（略）招投標采購范圍越來越廣，且采購的金額越來越大，其在物資采購過程中存在的問題也不斷增多，風險不斷增加，主要表現在以下幾個方面。
①招標過程風險。在招標的過程中存在“圍標”“串標”的現象，或者存在未按照招標必須多于三家的相關規定進行，（略）已內定某單位：（略）
②規避招標。（略）可能因為各種原因以花樣繁多的方式：（略）
③評標釆用“最低價中標”的方式：（略）
互相“殺價”的現象，造成中標后項目不能按要求完工，容易引發惡性競爭。此外，“最低價中標”這種方式：（略）
(2)釆購價格管理風險
內部審計人員應關注供應商是否以小的計量單位：（略）
(3)釆購合同管理風險
供應商不具備執行實踐能力，用虛假和有缺陷的合同身份與企業簽訂供應合同，偽造證據，串通投標，以基準價賄賂等不正當手段，騙取合同或訂單。內部審計人員應對合同價格與供應商最終報價進行對比，對可能存在的差異，重點關注小數位數；關注合同規定的品牌與供應商報價時的品牌是否一致，合同規定的品牌與到貨的品牌是否一致；關注報價時供應商承諾的優惠條件在合同或合同補充協議中是否體現；關注合同中規定的條款是否得到了實現，重點檢核違約責任；對于合同外的物資要（略）場詢價；注意查驗核實簽訂合同時的公章及合同章的真偽；查核合同簽訂是否存在無截止日期的現象；對于只有公章沒有簽字的合同要重點檢核；查核合同簽訂有無不嚴謹、條款錯誤等現象。
(4)釆購供應商管理風險
（略）的供應商的選擇是非常重要的，（略）的指定供應商的選擇是否合理，供應商選擇評價程序是否標準；是否建立供貨商評估小組，其工作人員是否公平公正；供應商是否有完整的檔案；篩選、排序、批準供應商信息是否流于形式；對供應商的檔案是否存在進行規范管理，建立《合格供應商目錄》，定期開展對供應商的審核和調查。
(5)采購物資倉儲風險
物資倉儲風險是指企業在出庫、入庫、盤點和日常管理等采購物資過程中所面臨的風險。要關注是否存在庫存物資的統計臺賬和實際庫存不符，物資變質、丟失、損壞等現象；是否存在偽造和篡改物資的原始記錄，未建立供應商的電子檔案制度等現象。存在這些風險是因為企業過度追求“零庫存”的目標，導致庫存偏低、供應商供應不及時等缺貨風險，另一種情況是過度采購，導致庫存物資積壓等倉儲損耗風險。內部審計人員應關注物料是否存在非食用化學物質或者給人體健康造成危害的其他物質；是否存在庫房丟失物資現象所帶來的安全風險；是否將物資合格供應商名錄細化至生產廠家并簽批備案。
(6)（略）的安全性風險
2008年，A（略）開始企業資源計劃(ERP)系統試行，2009年已經基本具備運行條件。隨著ERP系統在企業全面上線，ERP系統中關于物資采購模塊實現獲取：（略）
(7)釆購從業人員的職業道德風險
（略）中本身就存在較大的風險，（略）場的競爭，采購成了高風險崗位，會出現企業釆購人員假公濟私、牟取私利、收受回扣等風險，這是由于企業的經辦人或個人的責任心不強或管理培訓水平低造成的。存在這樣的人為風險，會導致企業形象和利益受損。風險的影響力較大，因此，企業更需要加強對采購人：（略）
三
審計實施階段
通過上述風險因素的分析，可以看出對物資采購進行審計是一個涉及面廣、內容涵蓋多的審計項目。采取抽樣的方法，（略）的采購審計將從涵蓋上述7項風險點出發對4個方面進行審計。根據內審的項目方案，審計項目組共分成4個小組，分別負責對招標比價管理、合同管理、供應商管理和物資倉儲管理4個方面進行審查。項目組成員按照詳細的審計方案，經批準后進行實施，對與審計事項相關的能夠支持審計結論的審計證據進行有針對性的收集。每組審計人員將各環節調查過程、審計發現、評價標準、風險后果清晰地記錄在工作底稿中。根據風險因素重要性分析的結果，進行抽樣。風險因素抽樣比較
1.采購招標比價管理審計
分工情況：該環節由A組審計人員進行詳細審查。
(1)關于招標比價是否規范問題
審計人員調查發現，該廠灌裝機備件在定價審計表內容顯示，并沒有現場進行報價，而是釆取談判傳真報價形式；在制蓋模具的比價資料中并未保留一次報價單的明細以及報告中沒有顯示現場比價情況。（（略）CIA內審師小站）（略）(A公司和B公司)，為了湊夠三家供應商，又與另一家D（略）進行傳真報價。該廠采購并沒有依據“采購比價需三家以上供應商”制度進行。
審計人員發現有如下兩個原因：第一，釆購人員任職時間短，經驗不豐富，不清楚定價過程；第二，現場比價前邀請了三家供應商參與，但是在招標比價時，C公司未能到現場，造成只有兩家供應商參與，因不符合三家比價要求，進行廢標處理。（略）進行三家共同傳真比價。
審計人員評價依據釆購比價資料及定價結果審批表以及總部釆購管理制度“比價須三家以上供應商參與”的標準進行審查以確定其審計證據。發生這類問題的風險后果有如下兩個方面：第一，定價結果審計表上顯示的形式或錯誤，導致管理者無法了解比價情況，存在潛在違規或舞弊風險；第二，比價供應商不夠三家、比價資料不全以及后補報價單，易造成潛在漏標或舞弊風險。
審計人員通過調查得出的結論為采購招標比價不規范，供應商數量不夠三家。
(2)供應商之間報價是否差異問題
審計人員調查發現，2013年北京工廠牽引機維修中標兩家供應商，分別為富康××公司和錦林××公司，經對年采購數量與兩家供應商差價進行比對，發現以下問題。
1)在對采購價格比價時發現，有10種備件富康××公司的價格比錦林××公司的價格低，個別物料相差100元以上，經對采購備件數量進行比對，若從富康××公司釆購10種備件，其采購成本將降低8292.93元，且2014年北京工廠已與富康××公司合作，（略）現在的需求，
2)在對價格進行比價時發現，有12種備件錦林××公司的價格比富康××公司的價格偏低。（略）釆購，已節約采購成本約11565.60元，
審計人員以釆購合同、采購發票為依據確定審計證據的真實性。其得出的結論是牽引機備件供應商之間單價差異較大。發生這類問題的風險后果是：若不從最低價釆購，采購成本會增加。
2.釆購合同管理審計
分工情況：該環節由B組審計人員進行詳細審查。
(1)合同簽訂是否及時，供應商是否有違規問題
通過審計人員調查，原廢品銷售合同有效期為一年，到期后均未提供延期協議，延期到期后仍未進行招標比價及簽訂合同。2014年2月巡檢時曾提出該問題，以及收購鼎力××公司存在圍標行為，工廠回復在2014年5月整改，并將在5月列入黑名單。但截止審計日，工廠仍與原廢品收購鼎力××公司合作，財務結算時仍按報審的延期審批表在執行，審計發現由于前期未能找到有效的供應商，從而導致合同未能及時簽訂。
審計人員以廢品銷售合同、廢品出售憑證、全年第一季度巡檢報告為依據進行審查。得出的結論是廢品出售合同簽訂不及時，后期整改不及時，其發生的風險后果是合同執行產生風險。
(2)合同品牌是否有差異問題
通過審計人員調查，2014年該工廠牽引機備件采購供應商為北京A公司和北京B公司，釆購金額分別為8.09萬元和4.18萬元。經對采購牽引機備件品牌進行核檢發現，合同約定釆購品牌為“LH”，但合同約定品牌與實際釆購品牌存在差異。在抽查的四種牽引機備件中，有三種備件品牌與合同品牌不一致。審計人員發現是由于某些備件“LH”牽引機本身標的不清晰、供應商在報價時未能及時提醒相關人員導致所購物資與合同不一致，出現采購風險。審計人員以牽引機備件合同和實地驗證為
依據進行審查，得出的結論是合同約定品牌與實際采購品牌不一致。其發生此類問題的風險后果是由于標的不清晰，在招標過程中對參與新的供應商存在不公平的現象，可能導致報價風險。
3.釆購供應商管理審計
分工情況：該環節由C組審計人員進行詳細審查。
(1)參與招標供應商是否存在關聯性問題
審計人員調查發現，2014年該工廠牽引機參與招標供應商分別為中山××公司、富樂××公司、捷林××公司，中標供應商為中山××公司。其中中山××公司法人和富樂××公司股東為同一人，均為“趙××”。（（略）CIA內審師小站）審計發現采購部門未對供應商的背景進行深入的了解。審計人員以招標信息、北京××網為依據進行審查，得出的審計結論是參標的供應商中有兩家供應商之間存在關聯關系。其發生此類問題的風險后果是報價不公平，可能存在圍標行為。
(2)釆購標底是否存在泄露問題
通過審計人員調查，經對報價單信息進行查看，牽引機和廣告制作上傳采購臺電子表格最后保存人均為“ZH”。（略）操作流程分析，不應出現此情況，從核查結果反映出的情況分析，電子表格最后一次修改為同一個人。
（略）報價單為依據進行審查，（略）電子表格最后保存人均為“ZH”。發生此類問題的風險后果是存在將標底泄露的風險。
4.采購物資倉儲管理審計
分工情況：該環節由D組審計人員進行詳細審查。
(1)化學藥品領用記錄不全問題
審計人員對化學藥品進行現場抽盤，抽查化學藥品73種，占比27%。其中有三種化學藥品存在實物與臺賬盤點不符的問題，有兩種化學藥品沒有登記廠家供貨，另有一種有毒化學藥品存在按克領取情況，但臺賬沒有記錄領用數量及領用人，存在潛在流失及安全風險，
審計人員發現，上述問題出現是由于缺少制度管理，領用、記錄、盤點過程不細心。審計人員以現場盤點和臺賬為依據進行審查，得出的審計結論是化學藥品賬務管理存在賬實不符的現象，需進一步提高管理水平。發生此類問題的后果是易造成潛在化學藥品丟失無法追查等風險。
(2)成品庫存盤點，（略）問題
通過審計人員調查，北京工廠2008年運用“WMS（略）”（略）更新，（略）較為落后，（略）操作比較煩瑣，從系統中數據導出存在困難。公司各業務部門對產成品進行盤點，只是將“ERP系統數據”與“WMS（略）”進行核對，未對賬實進行核實。
（略）不能導出庫位、產品等信息，未能提供紙質庫位產品信息，庫房高度較高，為庫存盤點帶來不便，審計人員對庫房進行了抽盤，在抽盤1056庫位過程中，（略）數據不一致的情況。（略）從2008年上線后至今未升級，WMS系統現在異常。
審計人員以實地盤點為依據進行審查，得出的結論是工廠“WMS（略）”未升級，系統中導不出任務表單，無法依據庫位產品信息對實物進行盤點。其發生此類問題的后果是庫房盤點只是將“ERP系統數據”與“WMS（略）”進行核對，不對賬實進行核實，存在產成品管控缺陷的風險。
四
審計結束階段
通過以上四組審計人員的分工實施調查情況，對涵蓋了七項風險因素的采購審計招投標價格管理、采購合同管理、供應商管理及物資倉儲管理這四個方面進行了詳細的審查。具體的實施過程體現在每組人員的工作底稿中，根據審計目的、范圍、內容和要求，審計取證是否完整充分，應對審計人員編制的工作底稿進行復核。由審計組長匯總審計發現的問題，總結在審計過程中發現不合規定的地方和潛在風險及可能帶來的后果，對各項風險因素提出應對措施和建設性的意見。
1.物資釆購審計過程中主要發現的問題匯總
(1)物資采購招標比價不規范，制度執行不嚴格；
(2)物資采購供應商之間報價存在差異但未選擇價格更低的供應商；
(3)物資采購合同管理混亂，廢品合同簽訂不及時；
(4)物資采購品牌與合同品牌不一致；
(5)供應商管理中存在漏洞，供應商之間存在關聯性；
(6)存在采購標底泄露問題；
(7)物資倉儲管理中存在領用記錄不全現象；
(8)（略）問題。
2.對物資釆購審計過程中發現的問題提出建議
(1)建議嚴格按照招標標準，需符合“公開選購、公開競爭、公正交易”的原則，在開展招標比價時，審批表上要體現時間、地點：（略）
(2)建議該工廠建立一套相互制約的釆購比價控制制度，對供應商實行按“同質比價格、同價比服務、（（略）CIA內審師小站）優勝劣汰”的管理辦法。對該工廠選擇價格占優勢的廠家進行備件更換，后期同類物料供應商若簽訂兩家或兩家以上供應商及備用供應商，當價格偏差較大時及時更換供應商以便成本控制。
(3)建議加強合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程，對于廢品合同簽訂不及時問題，完善合同管理制度，有重大的合同變更有相應的解決辦法，（略）審計部統一整合規劃要求，對廢品出售進行重新招標，將簽訂廢品新合同，從而加強對廢品的出售管理。
(4)建議被審計單位：（略）
(5)（略）上調查工作和現場調查工作，詳細調查供應商的具體情況、組織能力、原材料真實度、建立供應商潛在問題、調查和跟蹤程序，進行供應商資料的提選、審批，符合要求方可參標，避免參標供應商之間存在關聯性。
(6)建議根據規定執行，標底是招投標單位：（略）
(7)建議物資倉儲一定嚴格管理，不能出現漏洞，尤其是飲料企業化學藥品的領用情況，對于化學藥品生產廠家與臺賬記錄不符情況，以及考慮到后期化學藥品追溯問題，將化學藥品合格供應商名錄細化至生產廠家并簽批備案，從審計后到貨的化學藥品按合格供應商名錄中供
貨廠家、生產廠家驗查收貨并記錄。針對賬務不符情況，審計結束前制定化學藥品庫點檢排期，由庫房管理員或指定人員進行相應點檢。
(8)建議每周對自動化立體庫存在的異常數據進行進庫盤點，手動出庫核實產品信息，手工記錄，核對ERP系統庫存，（略）進行升級，（略），增加導出庫位、產品信息等倉儲管理功能，MWS系統升級報告已上報設備動力部及相關負部門審批。
綜上所述，通過對該廠進行釆購審計，審計部門全面了解了采購的基本情況，（略）在采購方面的主要業務普遍存在的傾向性、規律性的問題，對采購審計中發現的問題提出建議，并出具了采購審計報告。審計人員針對這些問題和風險，從事前預防、前移風險防范關口；事中防范、構筑風險控制屏障；事后監督、化解風險減少損失等方面提出了應對策略。以風險為導向的內部審計在企業采購項目中的應用為企業更好的經營和發展提供了有力的保障。
本文來源：（略）CIA內審師小站
26.{上國會}擁抱AI系列課程：DeepSeek賦能內部審計智能化轉型與實踐招生簡章.docx47{上國會}.AI驅動下的采購全流程風險管理與審計實務招生簡章.doc46.企業數字化內控實踐招生簡章.doc