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內(nèi)部控制方面
食材采購內(nèi)部控制主要包括制度建設(shè)、決策程序、采購工作機(jī)制和崗位設(shè)置情況、預(yù)算管理等方面。這一方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有：食材采購管理制度體系不夠健全，或者現(xiàn)有制度中對(duì)采購工作機(jī)制和審批權(quán)限的規(guī)定不夠明確，導(dǎo)致實(shí)際工作中無法嚴(yán)格執(zhí)行；采購崗位職責(zé)分工不清晰，沒有做到不相容崗位相分離，無法形成相互制約與監(jiān)督；采購人：（略）
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，一是完善管理機(jī)制。按照內(nèi)控要求，加強(qiáng)餐飲部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、庫管部門之間的監(jiān)督制衡，請(qǐng)購與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購合同簽訂與審核、采購與驗(yàn)收、采購與會(huì)計(jì)記錄、付款申請(qǐng)與審批等不相容崗位嚴(yán)格分開，采購員、庫管員、收貨員及采購部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員原則上3-5年進(jìn)行崗位輪換，形成各負(fù)其職、相互制約的工作機(jī)制和崗位分工。二是健全制度體系。根據(jù)單位：（略）
采購實(shí)施程序方面
采購實(shí)施程序是指從食材請(qǐng)購開始至付款和歸檔結(jié)束的全過程，程序規(guī)范直接影響到采購行為的效率和采購結(jié)果的質(zhì)量。這方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有：采購實(shí)施流程倒置，比如先實(shí)施采購后提出采購申請(qǐng)，先實(shí)施采購后簽訂合同，先簽訂合同后完成招標(biāo)比選，先資金結(jié)算后現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，等等；審批程序不合規(guī)，重大采購事項(xiàng)沒有經(jīng)集體研究決策，緊急采購事項(xiàng)沒有及時(shí)補(bǔ)齊審批手續(xù)；驗(yàn)收程序不細(xì)致，對(duì)食材品質(zhì)檢驗(yàn)把關(guān)不嚴(yán)引發(fā)食品安全風(fēng)險(xiǎn)。
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，一是理順業(yè)務(wù)流程。全面梳理請(qǐng)購、詢價(jià)、審批、簽訂合同、購買、驗(yàn)收、付款、考核評(píng)價(jià)、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和工作流程，按照規(guī)定程序和環(huán)節(jié)逐項(xiàng)辦理采購業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)程序倒置的情況。二是嚴(yán)格審批程序。對(duì)于一定金額以上的食材采購及合同簽訂、確定長(zhǎng)期合作供應(yīng)商等“三重一大”事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)集體研究決策；對(duì)于日常食材采購，可根據(jù)采購金額明確相應(yīng)的審批層級(jí)和權(quán)限，對(duì)于貴重食材可提高審批層級(jí)；對(duì)于緊急或臨時(shí)采購事項(xiàng)，可規(guī)定先經(jīng)口頭審批同意、后在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊簽字審批手續(xù)等彈性制度。三是加強(qiáng)驗(yàn)收管理。由使用方即餐飲部門、采買方即采購部門、供應(yīng)商三方共同驗(yàn)收，對(duì)食材品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、有關(guān)檢驗(yàn)檢疫合格證明等進(jìn)行全面查驗(yàn)，做好驗(yàn)收記錄；對(duì)于貴重食材，建議指定廚師參與驗(yàn)收；質(zhì)量檢驗(yàn)部門定期抽查驗(yàn)收情況，并在單位：（略）
長(zhǎng)期合作供應(yīng)商招標(biāo)方面
實(shí)務(wù)中有些單位：（略）
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，一是規(guī)范供應(yīng)商選定方式：（略）
長(zhǎng)期合作供應(yīng)商管理方面
確定長(zhǎng)期合作供應(yīng)商后，后續(xù)的監(jiān)督管理同樣重要，包括合同簽訂、考核評(píng)價(jià)、食材定價(jià)等方面。這一方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有：供應(yīng)商使用合作多年，但一直沒有簽訂食材供貨協(xié)議或合同，也沒有定期對(duì)供應(yīng)商履約情況開展考核評(píng)價(jià)，存在缺少合同約束、供應(yīng)商實(shí)際履約能力不佳的風(fēng)險(xiǎn)隱患；食材實(shí)際結(jié)算價(jià)格與合同約定不一致，例如供應(yīng)商投標(biāo)文件和雙方合同均約定供應(yīng)商食材價(jià)格以《（略）》等均價(jià)為基礎(chǔ)上浮一定比率（即綜合加成率）來確定，但實(shí)際結(jié)算的綜合加成率遠(yuǎn)高于合同約定比率，導(dǎo)致食材采購成本偏高。
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，一是規(guī)范合同簽訂。與長(zhǎng)期合作供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確定價(jià)原則、送貨要求、結(jié)算方式：（略）
資金結(jié)算和檔案管理方面
資金結(jié)算和資料歸檔屬于采購環(huán)節(jié)的“尾聲”，但對(duì)于具體采購事項(xiàng)的順利完成起到關(guān)鍵性作用。這一方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有：付款主體、合同主體、發(fā)票抬頭不一致，采購記錄、存貨記錄、會(huì)計(jì)記錄不一致；沒有與長(zhǎng)期合作供應(yīng)商定期對(duì)賬，往來結(jié)算較為混亂。采購資料記錄不規(guī)范、簽字不完備、保管不齊全，比如驗(yàn)收單未準(zhǔn)確記錄食材數(shù)量、品種，缺少參與驗(yàn)收人員簽字；沒有完整留存詢價(jià)單、入庫單、合同及合同審批單、供應(yīng)商招標(biāo)過程性資料等，導(dǎo)致采購過程無法追溯。
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，一是嚴(yán)格付款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購發(fā)票的真實(shí)性，審批程序的規(guī)范性，以及合同、驗(yàn)收單、入庫單等原始憑證的完整性；對(duì)于預(yù)算外或計(jì)劃外的采購事項(xiàng)，重點(diǎn)審查是否嚴(yán)格按照內(nèi)部制度履行審批程序。二是建立定期對(duì)賬和分析機(jī)制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對(duì)供貨清單、款項(xiàng)支付等情況，檢查應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等往來款賬目是否記錄清晰、準(zhǔn)確。定期盤點(diǎn)食材，確保庫存合理、賬實(shí)相符；定期按供應(yīng)商或食材類別統(tǒng)計(jì)實(shí)際結(jié)算金額，及時(shí)與月度（或季度）采購預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，提示管理者有無過量采購、食材積壓等浪費(fèi)情況，有效發(fā)揮財(cái)會(huì)監(jiān)督作用。三是加強(qiáng)采購檔案管理。借助信息化手段實(shí)行全過程的采購登記，（略）中設(shè)置統(tǒng)一的請(qǐng)購單、采購單、驗(yàn)收單、入庫單、出庫單模板，做到審批完備、記錄清晰、全程留痕、方便查詢。妥善保管各類采購檔案，包括長(zhǎng)期合作供應(yīng)商招投標(biāo)文件、評(píng)審記錄、合同協(xié)議，詢價(jià)、定價(jià)審核、驗(yàn)收等記錄，定期考核評(píng)價(jià)表等相關(guān)資料。
作者：侯曉金（國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）
責(zé)編：鄒暢
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