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內(nèi)部控制方面
食材采購內(nèi)部控制主要包括制度建設(shè)、決策程序、采購工作機(jī)制和崗位設(shè)置情況、預(yù)算管理等方面。這一方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有:食材采購管理制度體系不夠健全,或者現(xiàn)有制度中對(duì)采購工作機(jī)制和審批權(quán)限的規(guī)定不夠明確,導(dǎo)致實(shí)際工作中無法嚴(yán)格執(zhí)行;采購崗位職責(zé)分工不清晰,沒有做到不相容崗位相分離,無法形成相互制約與監(jiān)督;采購人:
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針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),一是完善管理機(jī)制。按照內(nèi)控要求,加強(qiáng)餐飲部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、庫管部門之間的監(jiān)督制衡,請(qǐng)購與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購合同簽訂與審核、采購與驗(yàn)收、采購與會(huì)計(jì)記錄、付款申請(qǐng)與審批等不相容崗位嚴(yán)格分開,采購員、庫管員、收貨員及采購部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員原則上3-5年進(jìn)行崗位輪換,形成各負(fù)其職、相互制約的工作機(jī)制和崗位分工。二是健全制度體系。根據(jù)單位:
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采購實(shí)施程序方面
采購實(shí)施程序是指從食材請(qǐng)購開始至付款和歸檔結(jié)束的全過程,程序規(guī)范直接影響到采購行為的效率和采購結(jié)果的質(zhì)量。這方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有:采購實(shí)施流程倒置,比如先實(shí)施采購后提出采購申請(qǐng),先實(shí)施采購后簽訂合同,先簽訂合同后完成招標(biāo)比選,先資金結(jié)算后現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收,等等;審批程序不合規(guī),重大采購事項(xiàng)沒有經(jīng)集體研究決策,緊急采購事項(xiàng)沒有及時(shí)補(bǔ)齊審批手續(xù);驗(yàn)收程序不細(xì)致,對(duì)食材品質(zhì)檢驗(yàn)把關(guān)不嚴(yán)引發(fā)食品安全風(fēng)險(xiǎn)。
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),一是理順業(yè)務(wù)流程。全面梳理請(qǐng)購、詢價(jià)、審批、簽訂合同、購買、驗(yàn)收、付款、考核評(píng)價(jià)、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和工作流程,按照規(guī)定程序和環(huán)節(jié)逐項(xiàng)辦理采購業(yè)務(wù),避免出現(xiàn)程序倒置的情況。二是嚴(yán)格審批程序。對(duì)于一定金額以上的食材采購及合同簽訂、確定長(zhǎng)期合作供應(yīng)商等“三重一大”事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)經(jīng)集體研究決策;對(duì)于日常食材采購,可根據(jù)采購金額明確相應(yīng)的審批層級(jí)和權(quán)限,對(duì)于貴重食材可提高審批層級(jí);對(duì)于緊急或臨時(shí)采購事項(xiàng),可規(guī)定先經(jīng)口頭審批同意、后在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊簽字審批手續(xù)等彈性制度。三是加強(qiáng)驗(yàn)收管理。由使用方即餐飲部門、采買方即采購部門、供應(yīng)商三方共同驗(yàn)收,對(duì)食材品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、有關(guān)檢驗(yàn)檢疫合格證明等進(jìn)行全面查驗(yàn),做好驗(yàn)收記錄;對(duì)于貴重食材,建議指定廚師參與驗(yàn)收;質(zhì)量檢驗(yàn)部門定期抽查驗(yàn)收情況,并在單位:
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長(zhǎng)期合作供應(yīng)商招標(biāo)方面
實(shí)務(wù)中有些單位:
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針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),一是規(guī)范供應(yīng)商選定方式:
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長(zhǎng)期合作供應(yīng)商管理方面
確定長(zhǎng)期合作供應(yīng)商后,后續(xù)的監(jiān)督管理同樣重要,包括合同簽訂、考核評(píng)價(jià)、食材定價(jià)等方面。這一方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有:供應(yīng)商使用合作多年,但一直沒有簽訂食材供貨協(xié)議或合同,也沒有定期對(duì)供應(yīng)商履約情況開展考核評(píng)價(jià),存在缺少合同約束、供應(yīng)商實(shí)際履約能力不佳的風(fēng)險(xiǎn)隱患;食材實(shí)際結(jié)算價(jià)格與合同約定不一致,例如供應(yīng)商投標(biāo)文件和雙方合同均約定供應(yīng)商食材價(jià)格以《
(略)》等均價(jià)為基礎(chǔ)上浮一定比率(即綜合加成率)來確定,但實(shí)際結(jié)算的綜合加成率遠(yuǎn)高于合同約定比率,導(dǎo)致食材采購成本偏高。
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),一是規(guī)范合同簽訂。與長(zhǎng)期合作供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議,明確定價(jià)原則、送貨要求、結(jié)算方式:
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資金結(jié)算和檔案管理方面
資金結(jié)算和資料歸檔屬于采購環(huán)節(jié)的“尾聲”,但對(duì)于具體采購事項(xiàng)的順利完成起到關(guān)鍵性作用。這一方面的主要風(fēng)險(xiǎn)有:付款主體、合同主體、發(fā)票抬頭不一致,采購記錄、存貨記錄、會(huì)計(jì)記錄不一致;沒有與長(zhǎng)期合作供應(yīng)商定期對(duì)賬,往來結(jié)算較為混亂。采購資料記錄不規(guī)范、簽字不完備、保管不齊全,比如驗(yàn)收單未準(zhǔn)確記錄食材數(shù)量、品種,缺少參與驗(yàn)收人員簽字;沒有完整留存詢價(jià)單、入庫單、合同及合同審批單、供應(yīng)商招標(biāo)過程性資料等,導(dǎo)致采購過程無法追溯。
針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),一是嚴(yán)格付款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購發(fā)票的真實(shí)性,審批程序的規(guī)范性,以及合同、驗(yàn)收單、入庫單等原始憑證的完整性;對(duì)于預(yù)算外或計(jì)劃外的采購事項(xiàng),重點(diǎn)審查是否嚴(yán)格按照內(nèi)部制度履行審批程序。二是建立定期對(duì)賬和分析機(jī)制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對(duì)供貨清單、款項(xiàng)支付等情況,檢查應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等往來款賬目是否記錄清晰、準(zhǔn)確。定期盤點(diǎn)食材,確保庫存合理、賬實(shí)相符;定期按供應(yīng)商或食材類別統(tǒng)計(jì)實(shí)際結(jié)算金額,及時(shí)與月度(或季度)采購預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析,提示管理者有無過量采購、食材積壓等浪費(fèi)情況,有效發(fā)揮財(cái)會(huì)監(jiān)督作用。三是加強(qiáng)采購檔案管理。借助信息化手段實(shí)行全過程的采購登記,
(略)中設(shè)置統(tǒng)一的請(qǐng)購單、采購單、驗(yàn)收單、入庫單、出庫單模板,做到審批完備、記錄清晰、全程留痕、方便查詢。妥善保管各類采購檔案,包括長(zhǎng)期合作供應(yīng)商招投標(biāo)文件、評(píng)審記錄、合同協(xié)議,詢價(jià)、定價(jià)審核、驗(yàn)收等記錄,定期考核評(píng)價(jià)表等相關(guān)資料。
作者:侯曉金(國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局)
責(zé)編:鄒暢
財(cái)稅體制改革下地方財(cái)源建設(shè)和國(guó)有三資清理盤活高級(jí)研修班2025政府采購與行政事業(yè)單位:
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