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食材采購是機關后勤保障中的一項關鍵工作，其質量和效果直接關乎服務保障對象的食品安全，也關乎廣大干部職工的滿意度和幸福感。在確?！吧嗉馍习踩钡氖滓疤嵯?，合法合規、經濟高效、保質保量地做好食材采購工作，對于貫徹落實“堅持勤儉辦一切事業”要求、提升機關事務治理水平以及餐飲服務保障能力具有重要意義。食材不同于其他貨物或服務，存在品種廣而雜、價格易波動、標準難衡量的特點；食材采購也不同于其他貨物或服務的采購工作，在管理上存在發生頻率高、涉及崗位多、廉政風險高的難點。本文從五個方面識別和分析機關后勤食材采購工作中存在的風險隱患，并提出有針對性的防控建議。
內部控制方面
食材采購內部控制主要包括制度建設、決策程序、采購工作機制和崗位設置情況、預算管理等方面。這一方面的主要風險有：食材采購管理制度體系不夠健全，或者現有制度中對采購工作機制和審批權限的規定不夠明確，導致實際工作中無法嚴格執行；采購崗位職責分工不清晰，沒有做到不相容崗位相分離，無法形成相互制約與監督；采購人：（略）
針對上述風險點，一是完善管理機制。按照內控要求，加強餐飲部門、采購部門、財務部門、庫管部門之間的監督制衡，請購與審批、詢價與確定供應商、采購合同簽訂與審核、采購與驗收、采購與會計記錄、付款申請與審批等不相容崗位嚴格分開，采購員、庫管員、收貨員及采購部門負責人等相關人員原則上3-5年進行崗位輪換，形成各負其職、相互制約的工作機制和崗位分工。二是健全制度體系。根據單位：（略）
采購實施程序方面
采購實施程序是指從食材請購開始至付款和歸檔結束的全過程，程序規范直接影響到采購行為的效率和采購結果的質量。這方面的主要風險有：采購實施流程倒置，比如先實施采購后提出采購申請，先實施采購后簽訂合同，先簽訂合同后完成招標比選，先資金結算后現場驗收，等等；審批程序不合規，重大采購事項沒有經集體研究決策，緊急采購事項沒有及時補齊審批手續；驗收程序不細致，對食材品質檢驗把關不嚴引發食品安全風險。
針對上述風險點，一是理順業務流程。全面梳理請購、詢價、審批、簽訂合同、購買、驗收、付款、考核評價、歸檔等各個環節的職責和工作流程，按照規定程序和環節逐項辦理采購業務，避免出現程序倒置的情況。二是嚴格審批程序。對于一定金額以上的食材采購及合同簽訂、確定長期合作供應商等“三重一大”事項，應當經集體研究決策；對于日常食材采購，可根據采購金額明確相應的審批層級和權限，對于貴重食材可提高審批層級；對于緊急或臨時采購事項，可規定先經口頭審批同意、后在2個工作日內補齊簽字審批手續等彈性制度。三是加強驗收管理。由使用方即餐飲部門、采買方即采購部門、供應商三方共同驗收，對食材品質、規格、數量、有關檢驗檢疫合格證明等進行全面查驗，做好驗收記錄；對于貴重食材，建議指定廚師參與驗收；質量檢驗部門定期抽查驗收情況，并在單位：（略）
長期合作供應商招標方面
實務中有些單位：（略）
針對上述風險點，一是規范供應商選定方式：（略）
長期合作供應商管理方面
確定長期合作供應商后，后續的監督管理同樣重要，包括合同簽訂、考核評價、食材定價等方面。這一方面的主要風險有：供應商使用合作多年，但一直沒有簽訂食材供貨協議或合同，也沒有定期對供應商履約情況開展考核評價，存在缺少合同約束、供應商實際履約能力不佳的風險隱患；食材實際結算價格與合同約定不一致，例如供應商投標文件和雙方合同均約定供應商食材價格以《（略）》等均價為基礎上浮一定比率（即綜合加成率）來確定，但實際結算的綜合加成率遠高于合同約定比率，導致食材采購成本偏高。
針對上述風險點，一是規范合同簽訂。與長期合作供應商簽訂供貨協議，明確定價原則、送貨要求、結算方式：（略）
資金結算和檔案管理方面
資金結算和資料歸檔屬于采購環節的“尾聲”，但對于具體采購事項的順利完成起到關鍵性作用。這一方面的主要風險有：付款主體、合同主體、發票抬頭不一致，采購記錄、存貨記錄、會計記錄不一致；沒有與長期合作供應商定期對賬，往來結算較為混亂。采購資料記錄不規范、簽字不完備、保管不齊全，比如驗收單未準確記錄食材數量、品種，缺少參與驗收人員簽字；沒有完整留存詢價單、入庫單、合同及合同審批單、供應商招標過程性資料等，導致采購過程無法追溯。
針對上述風險點，一是嚴格付款審核。財務部門應嚴格審核采購發票的真實性，審批程序的規范性，以及合同、驗收單、入庫單等原始憑證的完整性；對于預算外或計劃外的采購事項，重點審查是否嚴格按照內部制度履行審批程序。二是建立定期對賬和分析機制。財務部門應定期與供應商核對供貨清單、款項支付等情況，檢查應付賬款、預付賬款等往來款賬目是否記錄清晰、準確。定期盤點食材，確保庫存合理、賬實相符；定期按供應商或食材類別統計實際結算金額，及時與月度（或季度）采購預算進行對比分析，提示管理者有無過量采購、食材積壓等浪費情況，有效發揮財會監督作用。三是加強采購檔案管理。借助信息化手段實行全過程的采購登記，（略）中設置統一的請購單、采購單、驗收單、入庫單、出庫單模板，做到審批完備、記錄清晰、全程留痕、方便查詢。妥善保管各類采購檔案，包括長期合作供應商招投標文件、評審記錄、合同協議，詢價、定價審核、驗收等記錄，定期考核評價表等相關資料。
作者：侯曉金（國家機關事務管理局